Cómo planificar un proyecto con dependencias, y qué hacer cuando se retrasa una fecha

El fontanero llega tres días tarde, el alicatado no puede empezar y la fecha de apertura sigue donde estaba sobre el papel. Una lista de tareas no sabe que una tarea espera a otra. En Projects vinculas las tareas y el plan te enseña qué se mueve.

1. Primero las fases, luego las tareas

• Empieza por los grandes bloques (para la reforma de un local, Desmontaje e instalaciones, Acabados, Apertura) y mete dentro las tareas, hasta tres niveles.
• Cada fase saca sus fechas y su progreso de sus tareas: nunca las escribes tú.
• Añade un hito por cada fecha que espera alguien de fuera del equipo: la apertura, el visto bueno del cliente.

2. Fechas, o solo una duración

Dale a una tarea fechas exactas, o solo una duración («3 días») cuando aún no sabes cuándo empezará: sus vínculos la colocarán.

3. Vincula lo que espera a qué

En el diagrama de Gantt, arrastra el extremo de la barra de una tarea hasta otra. Hay cuatro tipos:

• Fin a inicio: el alicatado empieza cuando termina la fontanería. El más habitual.
• Inicio a inicio: la pintura empieza cuando empieza el enlucido.
• Fin a fin: la limpieza a fondo no puede terminar antes que el montaje del mobiliario.
• Inicio a fin: el sistema antiguo no puede dejar de funcionar hasta que arranque el nuevo.

Un vínculo puede llevar días de espera, por ejemplo dos para que seque el yeso. Si un vínculo cerrara un círculo, Projects lo rechaza y te dice qué tareas se quedarían dando vueltas.

4. Lee la ruta crítica

La ruta crítica es la cadena de tareas que fija tu fecha final, remarcada en el diagrama: cualquier retraso en ella mueve la fecha final. Una tarea fuera de ella tiene margen, días que puede retrasarse sin mover nada más. Una línea amarilla marca el día de hoy: la tarea crítica que la cruza sin terminar va primero.

5. Cuando se retrasa una fecha

El pintor no puede empezar hasta el lunes, así que la pintura acaba tres días más tarde y se solapa con el montaje del mobiliario. Projects señala el conflicto y no mueve nada: Ajustar fechas te enseña qué cambiaría («Se retrasarían 3 tareas») antes de que cambie. Aplícalo, o antes divide una tarea, llama a un segundo pintor o acepta que la apertura se mueve.

Que todos vayan al mismo paso

• Invita a gente por email para que gestione, participe o solo vea, y dale cada tarea a una persona.
• Quien tiene una tarea bloqueada recibe un aviso cuando se termina aquello a lo que espera.
• Activa la página pública del proyecto: tus clientes ven el avance y la fecha de entrega.

Con tu asistente de IA

Con un asistente de IA conectado, díselo con tus palabras. Hace las cuentas con Projects y te enseña qué se movería antes de aplicar nada:

Monta el relanzamiento de la web a partir de estas notas: lanzamos el 12 de junio, y el desarrollo espera a que se apruebe el diseño.

La pintura se retrasa 3 días. ¿Qué más se mueve? No cambies nada todavía.

¿Por qué no podemos empezar la integración de pagos?