So planst du ein Projekt mit Abhängigkeiten, und was du tust, wenn ein Termin rutscht

Der Klempner kommt drei Tage zu spät, das Fliesenlegen kann nicht anfangen, und der Eröffnungstermin bleibt auf dem Papier, wo er war. Eine To-do-Liste weiß nicht, dass eine Aufgabe auf eine andere wartet. In Projects verknüpfst du die Aufgaben, und der Plan zeigt, was sich verschiebt.

1. Erst die Phasen, dann die Aufgaben

• Fang mit den großen Blöcken an (bei einem Ladenumbau etwa Rückbau und Leitungen, Ausbau, Eröffnung) und leg die Aufgaben hinein, bis zu drei Ebenen tief.
• Eine Phase übernimmt Termine und Fortschritt von ihren Aufgaben: Du tippst sie nie ein.
• Leg einen Meilenstein für jeden Termin an, auf den jemand außerhalb des Teams wartet: die Eröffnung, die Abnahme durch den Kunden.

2. Termine oder nur eine Dauer

Gib einer Aufgabe genaue Termine oder nur eine Dauer („3 Tage“), wenn du noch nicht weißt, wann sie beginnt: Ihre Verknüpfungen setzen sie an die richtige Stelle.

3. Verknüpf, was worauf wartet

Zieh im Gantt-Diagramm das Ende des Balkens einer Aufgabe auf eine andere. Es gibt vier Arten:

• Ende-Anfang: Das Fliesenlegen beginnt, wenn die Sanitärarbeiten enden. Die übliche Art.
• Anfang-Anfang: Das Streichen beginnt, wenn das Verputzen beginnt.
• Ende-Ende: Die Grundreinigung kann nicht vor dem Ladenbau enden.
• Anfang-Ende: Das alte System kann erst abgeschaltet werden, wenn das neue läuft.

Eine Verknüpfung kann Wartetage haben, etwa zwei, damit der Putz trocknet. Eine Verknüpfung, die einen Kreis schließen würde, lehnt Projects ab und sagt dir, welche Aufgaben sich im Kreis drehen würden.

4. Lies den kritischen Pfad

Der kritische Pfad ist die Kette von Aufgaben, die dein Enddatum bestimmt, im Diagramm umrandet: Jeder Verzug darauf verschiebt das Enddatum. Eine Aufgabe außerhalb davon hat Puffer, also Tage, um die sie rutschen kann, ohne dass sich sonst etwas verschiebt. Eine gelbe Linie markiert heute: Eine kritische Aufgabe, die sie unerledigt kreuzt, kommt zuerst.

5. Wenn ein Termin rutscht

Der Maler kann erst Montag anfangen, also endet das Streichen drei Tage später und überschneidet sich mit dem Ladenbau. Projects markiert den Konflikt und verschiebt nichts: Termine anpassen zeigt dir, was sich ändern würde („3 Aufgaben würden nach hinten verschoben“), bevor es sich ändert. Übernimm es, oder teil vorher eine Aufgabe auf, hol einen zweiten Maler dazu oder akzeptier, dass sich die Eröffnung verschiebt.

Alle auf demselben Stand halten

• Lade Leute per E-Mail ein, zum Verwalten, Mitarbeiten oder nur Ansehen, und gib jede Aufgabe einer Person.
• Wer eine blockierte Aufgabe hat, erfährt es, sobald das erledigt ist, worauf sie wartet.
• Schalte die öffentliche Seite des Projekts ein: Deine Kunden sehen den Fortschritt und den Liefertermin.

Mit deinem KI-Assistenten

Mit einem verbundenen KI-Assistenten sagst du es in deinen eigenen Worten. Er lässt Projects rechnen und zeigt dir, was sich verschieben würde, bevor er etwas übernimmt:

Richte den Website-Relaunch nach diesen Notizen ein: Launch ist am 12. Juni, und die Entwicklung wartet, bis das Design abgenommen ist.

Das Streichen verschiebt sich um 3 Tage. Was verschiebt sich noch? Ändere noch nichts.

Warum können wir mit der Zahlungsintegration nicht anfangen?