So führst du Besprechungsprotokolle und Entscheidungen, die du auch einen Monat später noch findest

Jede Besprechung endet mit einer Entscheidung. Einen Monat später fragt jemand, welche es war, und die Suche beginnt: ein Notizblock auf irgendeinem Schreibtisch, ein Dokument namens Notizen final 2, ein Chatverlauf, eine E-Mail, die niemand findet. Am Ende entscheidet das Team dasselbe noch einmal, oder schlimmer: etwas anderes.

Das Problem ist selten das Mitschreiben. Es ist, wo die Notizen landen. Hier ist ein einfacher Weg, Besprechungsprotokolle in Notes so zu führen, dass ihre Entscheidungen wieder auffindbar sind: für dich, für dein Team und für deinen KI-Assistenten.

Beginn jede Besprechung mit derselben Vorlage

Eine neue, leere Notiz bietet über dem Text ihre Vorlagen an, unter Mit einer Vorlage beginnen:. Wähl Besprechungsprotokoll, und du bekommst eine Notiz mit dem heutigen Datum im Titel und einem Platz für alles: Teilnehmende, Tagesordnung, Notizen, Entscheidungen und Nächste Schritte, Letzteres als Checkliste.

Die Form ist wichtiger, als sie scheint. Wenn jedes Protokoll einen Abschnitt Entscheidungen hat, weißt du immer, wo du nachsehen musst, und die Suche auch.

Notes bringt außerdem Projektbriefing, Retrospektive und Tagebuch mit, und wenn deine Besprechungen eine eigene Form haben, schreib eine Notiz so, wie du sie willst, und wähl Als Vorlage speichern. Vorlagen gehören zu Pro. Im Free-Tarif erfüllen dieselben fünf Abschnitte, von Hand getippt oder von deinem Assistenten geschrieben, denselben Zweck.

Jeder Art von Besprechung ihr Notizbuch

Nimm einen wöchentlichen Call mit einem Kunden, etwa Harbour & Co. Leg ein Notizbuch Harbour & Co an und sammle darin das Protokoll jeder Woche, eine Notiz pro Call. Steck dieses Notizbuch zusammen mit denen deiner anderen Kunden in eine Gruppe Kunden; deine internen Besprechungen können eine eigene Gruppe bekommen.

Zwei weitere Gewohnheiten helfen:

• Schlagwörter für das, was quer durch mehrere Notizbücher geht, etwa Lieferant oder Budget. Deine Schlagwörter sind privat: Niemand, mit dem du ein Notizbuch teilst, sieht sie.
• Anheften für die Notiz, zu der du am häufigsten zurückkehrst, etwa die Liste offener Fragen mit Harbour & Co. Sie bleibt oben in ihrem Notizbuch und in der Ansicht Angeheftet.

Die Tagesnotiz als Arbeitsprotokoll

Nicht alles passiert in einer Besprechung. Ein Gespräch auf dem Flur, ein „Ja, nimm die günstigeren Kartons“ von deiner Chefin: Auch das sind Entscheidungen.

Heute öffnet die Tagesnotiz, von selbst mit dem Datum angelegt, in deinem Eingang. Schreib auf, was passiert, während es passiert, eine Zeile pro Sache. Jede Tagesnotiz erscheint außerdem an ihrem Tag im Kalender von Cronum Work, „Was habe ich letzten Dienstag gemacht?“ ist also einen Klick entfernt. Mehr dazu in ein Kalender für alles mit einem Datum.

Wiederfinden mit der Suche

Die Suche durchsucht den ganzen Text jeder Notiz. Akzente sind ihr egal, und sie findet Wörter ab ihrem Anfang: verpack findet Verpackung und verpackt. Was sie findet, wird in der Notiz hervorgehoben.

Wenn du Hunderte Notizen hast, grenz sie mit Filtern ein, allein oder zusammen mit Wörtern:

Verpackung notebook:Harbour
tag:lieferant is:pinned
entschieden group:Kunden

Sie funktioniert auch offline, mit den Notizen, die schon auf deinem Gerät sind.

Lass deine KI das Protokoll schreiben und die Fragen beantworten

Wenn du deinen KI-Assistenten mit Cronum Work verbunden hast, kannst du ihm das Ablegen überlassen. Füg ein Transkript oder deine Stichpunkte ein und sag, wohin sie gehören:

Schreib aus diesen Notizen das Protokoll vom heutigen Call mit Harbour & Co, ins Notizbuch Harbour & Co, mit Teilnehmenden, Entscheidungen und nächsten Schritten.

Ergänz in der heutigen Notiz, dass wir uns bei der Verpackung für Northfield entschieden haben: Brightbox konnte nicht vor März liefern.

Einen Monat später muss sich niemand erinnern, welcher Call es war:

Was hatten wir beim Verpackungslieferanten beschlossen?

Der Assistent sucht in Notes, liest die Protokolle und antwortet mit der Entscheidung und der Notiz, aus der sie stammt, etwa „Northfield, beschlossen am 3. November, in Harbour & Co: Woche 45“. Du kannst die Notiz öffnen und selbst nachsehen.

Der Assistent ergänzt eine Notiz, ohne sie neu zu schreiben, und wenn sie sich geändert hat, seit er sie gelesen hat, überschreibt er nichts.

Mach aus nächsten Schritten Aufgaben

Das Protokoll endet mit einer Checkliste der nächsten Schritte. Ein Schritt, der nur im Protokoll steht, bleibt meist dort. Setz den Cursor auf eine Checklisten-Zeile und wähl Diese Zeile an Tasks senden: Sie wird zu einer Aufgabe in Tasks, die einen Link zur Notiz behält, damit, wer sie erledigt, weiß, warum. Auch dein Assistent kann daraus verknüpfte Aufgaben machen. Wie die Module zusammenhängen, liest du in Aufgaben, Notizen, Projekte und Schritte verknüpfen.

Verlier nie, was geschrieben wurde

Protokolle werden bearbeitet: Jemand korrigiert eine Zahl, jemand anderes „räumt ein bisschen auf“. Frühere Versionen zeigt die Versionen der Notiz und wer sie wann geändert hat (wie lange sie aufbewahrt werden, hängt von deinem Tarif ab). Änderungen markieren zeigt Wort für Wort, was sich geändert hat: Neues in Grün, Entferntes durchgestrichen.

Ist eine Änderung schiefgegangen, wähl Diese wiederherstellen. Der Text, den sie ersetzt, geht nicht verloren: Er wird ebenfalls als Version aufbewahrt. Und hat jemand die Notiz geändert, während du geschrieben hast, wird dein Text getrennt gespeichert, nichts wird also ohne Hinweis überschrieben.

Teil das Notizbuch, nicht eine Kopie

Statt das Protokoll nach jedem Call per E-Mail zu verschicken, teil das Notizbuch. Wähl Teilen…, gib die E-Mail-Adresse der Person ein und entscheide, ob sie Kann bearbeiten oder Nur lesen bekommt. Sie sieht immer das neueste Protokoll, und du verschickst keine Anhänge mehr. Teilst du eine Gruppe, bekommt sie auch die Notizbücher, die du später hinzufügst.

Eine Checkliste für den Anfang

1. Ein Notizbuch pro Kunde oder wiederkehrender Besprechung, in Gruppen.
2. Jede Besprechung mit der Vorlage Besprechungsprotokoll, die Entscheidungen unter Entscheidungen.
3. Die Tagesnotiz für die Entscheidungen zwischen den Besprechungen.
4. Nächste Schritte an Tasks senden, nicht in der Notiz liegen lassen.
5. Ein verbundener Assistent, der die Protokolle schreibt und „Was hatten wir beschlossen?“ beantwortet.

Alles, was Notes kann, findest du auf seiner Seite.